ECM(Enterprise Content Management)이란 기업 내의 모든 콘텐츠를 통합적으로 관리하기 위한 솔루션을 말한다. 인터넷과 디지털 장치의 발달로 기업 내에서 생산되고 유통되는 콘텐츠의 량은 점점 증가하고 있다. 인터넷 보급의 초기 단계에서는 종이 문서, 필름 또는 비디오/오디오 테입과 같은 아날로그 콘텐츠를 디지털 콘텐츠로 변환하여 통합적으로 검색되도록 하는 것만으로 충분하였으나, 디지털 장치의 발달로 인해 디지털 장치에 의해 생산되는 콘텐츠의 비중이 높아지고 양적인 측면에서도 기하급수적으로 증가되고 있어 이를 전사적 차원으로 통합적 생성, 저장, 관리, 활용 및 폐기할 필요성이 증대되고 있다.

ECM 관련 대표적 비영리 국제 단체로서는 AIIM (Association for Information and Image Management)이 있다. AIIM은 정보 전문가들을 위한 교육, 시장조사, 인증, 표준 제정 활동을 하고 있다. AIIM 은 1943년에 National Microfilm Association이라는 이름으로 설립되어 1982년 AIIM이 되었다.

AIIM은 ECM 에 대하여 2000년에 최초로 정의를 하여 몇번의 수정을 거친 후 2010년 초에 다음과 같이 정의하고 있다.

ECM은 업무 처리와 관련된 콘텐츠와 문서들을 생성, 관리, 저장, 보존 및 유통을 하기 위한 전략, 방법 및 도구를 말한다. ECM은 종이문서, 전자파일, 데이터베이스 또는 이메일 등 어떤 형태로 존재하든 전사적 차원의 모든 정보의 관리를 다룬다.
위의 정의에 의하면 ECM은 전통적으로 기록관리와 문서관리에서 정의하고 있는 영역을 포함하고 있음을 알 수 있다.

실제로 ECM 솔루션들은 문서 관리, 웹 컨텐츠 관리, 기록 관리, 검색, 협업, 디지털자원 관리, 워크플로우 관리, 캡쳐 및 스케닝의 기능을 가지고 있다. 이러한 ECM 솔루션의 활용은 기업에 업무 효율성을 증대, 디지털 콘텐츠에 대한 적절한 제어 및 비용절감의 효과를 가져다 준다.

Argonet의 ECM 솔루션인 R2Dr는 Opensource ECM Solution인 Alfresco를 기반으로 하고 있다. Alfresco는 전세계적으로 가장 유명한 ECM 솔루션 Documentum 의 공동설립자인 John Newton이 2005년에 설립한 회사이며 ECM 솔루션의 이름이기도 하다. 아래의 그림은 Alfresco 의 시스템 구성도이다.

Alfresco는 공개 표준인 JSR-168과 CMIS를 준수하도록 개발되었다. 공개표준을 준수가 가져다 주는 가장 큰 장점은 다양한 어플리케이션과 통합을 용이하게 한다는 점이다. 예를 들어 Alfresco에 저장된 콘텐츠를 웹 사이트 제작에 흔히 사용되는 CMS인 Drupal과 쉽게 통합하여 서비스를 개발할 수 있다. 또한 Alfresco는 다양한 오픈소스 기술을 활용하여 개발하였다. 워크플로우 엔진에는 JBPM과 Activiti를, 검색엔진에는 Apache Solr를, 개발 Framework 에는 Spring, Freemarker, Hibernate를 활용하였다. 오픈소스 활용의 가장 큰 장점은 이를 활용할 수 있는 개발자들이 이미 풍부하다는 점이다. 따라서 개발 또는 운영 중에 발생하는 여러 장애에 대해 상용 솔루션에 비해 대처를 용이하게 만든다. 이러한 장점으로 Alfresco는 전세계 180개 국가에서 3,000여개 이상의 기업(기관)에 사용되고 있다.

콘텐츠 통합관리 기능

• 문서저장 : 조직에서 생산된 문서를 HTTP, FTP, WebDAV, CIFS(네트워크 드라이브), E-Mail 의 프로토콜을 통해 저장할 수 있는 기능을 제공한다.
• 버전관리 : 문서가 갱신되면 Major 버전 또는 Minor 버전으로 추가되어 관리되고, 버전이력 조회 및 이전 버전으로 되돌리기 기능을 제공한다.
• 메타데이터 관리 : 콘텐츠 모델을 정의하여 문서유형별로 메타데이터를 달리 정의하여 관리할 수 있다.
• Rule 관리 : 문서 유형이나 폴더에 따라 Rule 을 작성하여 특정한 Action이 동작될 수 있도록 하는 기능을 제공한다.

뛰어난 협업기능

• Dashboard : 협업을 위한 단위기능은 사이트이다. 사이트별로 구성원 조회, 콘텐츠 검색, 활동내역 등을 One-stop으로 조회할 수 있는 Site Dashboard가 제공되고, 개인별로는 여러 Site를 통합하여 정보를 제공하는 Personal Dashboard를 제공한다.
• 체크인/체크아웃 : 하나의 문서를 여러 사람이 작업을 할 수 있도록 지원하는 체크인/체크아웃 기능을 제공한다.
• 캘린더 : 사이트별로 일정을 공유할 수 있는 캘린더 기능을 제공한다.
• 위키/블로그 : 사이트 내에서 지식을 공유할 수 있도록 위키와 블로그 기능을 제공한다.

편리한 검색 기능

• 키워드 검색 : Alfresco는 오픈소스 검색엔진인 Apache Solr를 통합하여 키워드 검색기능을 제공한다. 메타데이터를 기반으로 한 키워드 검색 뿐만아니라, PDF/MS-Office/HTML 문서 등에서 자동으로 색인어를 추출하여 검색을 할 수 있는 기능을 제공한다.
• 브라우즈 검색 : 폴더별, 카테고리별 그리고 테그별로 콘텐츠를 브라우즈하여 검색할 수 있는 기능을 제공한다.

다양한 문서편집 지원

• 오프라인 편집 : 개인별 문서작성 환경에서 작성 또는 편집된 문서를 단일 또는 대량으로 업로드할 수 있는 기능을 제공한다.
• 온라인 편집 : 네트워크 드라이브, Share Point Protocol 을 통해 MS-Office 문서를 온라인 편집할 수 있는 기능을 제공한다.
• 웹 문서 편집 : Alfresco 자체적으로 제공하는 HTML 편집기를 활용한 문서 편집기능과 더불어, Google 드라이브의 편집기를 활욯한 문서편집 기능을 제공한다.

워크플로우 관리 기능

• Simple Workflow : 폴더별로 Action이 동작하도록 하는 워크플로우이다. 예를 들어 문서를 작성을 완료하면 “결재중” 폴더로 자동으로 이동하게 할 수 있다.
• Advanced Workflow : 폴더와 무관하게 정의된 업무 프로세스에 따라 동작하도록 하는 워크플로우이다. 기업의 다양한 업무 프로세스를 Advanced Workflow 를 활용하여 지원할 수 있다.
• Process Designer : 워크플로우를 WYSIWYG 환경에서 설계할 수 있도록 지원하는 툴이다. 업무 담당자가 개발자 담당자와 업무협의를 위해 아주 유용한 도구이다.

이상으로 Alfresco에 대해서 개략적으로 살펴보았다. Alfresco는 Opensource로 배포되고 있는 상태로 Customizing을 하지 않고 사용하여도 문서관리 및 협업을 위해 무리없이 사용할 수 있을 만큼 이미 많은 기능을 가지고 있다. 그러나 Alfresco를 뛰어난 ECM Solution이 되도록 만드는 것은 용이한 Customizing과 모듈 추가가 가능한 Architecture이다. Alfresco는 해외에서 만들어진 만큼 국내의 사용자에게는 다소 어색한 UI를 가지고 있다. Argonet은 지금까지 살펴본 Alfresco의 다양한 기능을 바탕으로 국내 사용자에게 최적의 UI와 업무 프로세스를 지원할 수 있도록 지속적으로 연구개발에 매진하고 있다.